Nie zawsze potwierdzenie nabycia spadku przez daną osobę wymaga przeprowadzenia postępowania sądowego zakończonego wydaniem stosownego postanowienia. Dokumentem potwierdzającym nabycie spadku może być także akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza, na zasadach wynikających z ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Taka forma stwierdzenia praw do spadku pozwala na załatwienie formalności spadkowych znacznie szybciej niż na drodze sądowej.
Możliwe są jednak sytuacje, gdy skorzystanie z tej formy okaże się niemożliwe, a notariusz odmówi sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia gdy np.
- podstawą dziedziczenia jest testament szczególny – a więc np. testament ustny czy też testament sporządzony na polskim statku morskim lub powietrznym oraz testament wojskowy,
- zachodzą poważne wątpliwości co do ważności testamentu,
- między spadkobiercami występuje konflikt, np.co do ważności pozostawionego przez spadkodawcę testamentu,
- poweźmie wątpliwość co do tego, kto powinien dziedziczyć spadek, albo jaka jest wysokość udziałów w spadku poszczególnych spadkobierców, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, także, gdy nie ma pewności co do osoby, na której rzecz spadkodawca zapis ten uczynił lub co do przedmiotu zapisu,
- w skład spadku wchodzą nieruchomości położone za granicą,
- spadkodawcą jest cudzoziemiec.
Aby możliwe było sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia, w kancelarii notarialnej konieczna jest równoczesna obecność wszystkich osób będących spadkobiercami ustawowymi i testamentowi oraz osoby, na rzecz których spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
Zgodnie z przepisami prawa o notariacie akt poświadczenia dziedziczenia powinien zawierać:
- dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu;
- imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządził zastępca notariusza – nadto imię i nazwisko zastępcy;
- imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL;
- datę i miejsce zgonu spadkodawcy oraz jego ostatnie miejsce zamieszkania;
- wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł – imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych – nazwę i siedzibę;
- tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku wraz ze wskazaniem w razie dziedziczenia ustawowego, czy spadkobierca był małżonkiem spadkodawcy, czy jego krewnym i w jakim stopniu, a w razie dziedziczenia testamentowego wraz z określeniem formy testamentu;
- wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim;
- wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami;
- powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu;
- podpisy wszystkich biorących udział w spisywaniu protokołu dziedziczenia;
- podpis notariusza;
- adnotację o dokonaniu rejestracji.
Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz spisuje protokół dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.
W protokole dziedziczenia zamieszcza się w szczególności:
- zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu;
- oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi;
- oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów;
- oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia;
- oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego;
- oświadczenia, czy spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą;
- oświadczenia, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku lub zapisu windykacyjnego, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności spadkobiercy lub osoby, na której rzecz został uczyniony zapis windykacyjny, oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim;
- wzmiankę o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
W protokole dziedziczenia należy także zamieścić oświadczenia spadkobierców czy przyjmują spadek wprost lub też z dobrodziejstwem inwentarza albo czy odrzucają spadek (jeżeli od daty otwarcia spadku nie minęło sześć miesięcy), chyba że oświadczenia tej treści zostały już przez spadkobierców uprzednio złożone. W takim przypadku należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń.
Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i przedmiotu zapisu.
Notariusz niezwłocznie po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia dokonuje jego wpisu do rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia przez wprowadzenie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych. Notariusz opatruje wpis bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.